Автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24

Поставленные задачи

На предприятиях, которые занимаются капитальным строительством, одним из важнейших факторов по увеличению прибыли является снижение себестоимости производства. Но для обеспечения этого, прежде всего, требуется систематизировать процесс снабжения материально-техническими средствами площадок строительства.

Если вы работали в строительных компаниях, вы наверняка знаете насколько сложно бывает добиться прозрачности от системы снабжения. Поскольку в проекте, как это бывает, участвует одна позиция, к закупу требуется вторая, а по факту применяется третья, при этом они имеют разные наименования, количество и, естественно, стоимость. А когда за дело принимаются экономисты и бухгалтеры, их головы становятся квадратными в попытке разобраться во всём этом.

Именно поэтому главной целью было упорядочить весь процесс снабжения строительных площадок материальными ценностями: автоматизировать взаимоотношения в части информационного обмена о плановой и фактической стоимости и объёмах. Итогом всей этой автоматизации заказчик видел главный журнал, в котором должны были консолидироваться все данные с разных отделов и от разных специалистов.

Предпроектная аналитика

Итак, зная конкретную цель (построение главного журнала данных по снабжению объектов строительства) мы принялись изучать следующее:

1. Какая конкретно информация должна содержаться в этом журнале.

2. Формат и источник этой информации. Например, нами предполагалось, что поле наименования номенклатуры должно быть типом «раскрывающийся список», в котором перечислены позиции отдельного справочника для исключения дублей. Но оказалось, что такой справочник будет невозможно использовать и тем более вести, так как его размеры побьют все рекорды.

3. Как можно получить эту информацию: рассчитать из имеющихся данных, или запросить у определенных специалистов.

Инструменты решения задачи

Мы всё реализовали при помощи пяти инструментов, которые замечательно взаимодействуют на Битрикс24 — это сделки, задачи, CRM-маркетинг, универсальные списки и запросы бизнес-процессов.

Скорее всего для решения этих задач можно было найти более подходящее отраслевое решение, нежели собирать весь этот функционал в Битрикс24. Но среди прочих нюансов у заказчика стояла задача объединить персонал с разных отделов в едином программном пространстве, а Битрикс24 уже использовался в двух коммерческих отделах.

Поэтому выбор был таков:

1. настраивать синхронизацию информационного обмена между Битрикс24 и сторонним отраслевым программным решением;

2. переводить уже сложившуюся работу двух отделов на новое программное обеспечение (что негативно скажется на их работе);

3. добавить недостающий функционал в уже используемый Битрикс24.

Заказчик выбрал последний вариант и обратился к нам.

Обо всём в деталях

Проектно-технический отдел

При изучении цепочки бизнес-процесса по материально-техническому снабжению (МТС) мы узнали, что всё начинается именно с проектно-технического отдела (ПТО). Специалисты этого отдела готовят информацию о наименовании и о количестве материалов, которые по плану предстоит приобрести для строительства, а также о крайних сроках поставки данного материала на объект согласно графику производственных работ.

Реализуя задачу сбора информации от сотрудников ПТО, мы приспособили в Битрикс24 такую сущность как сделка. Заготовили определённый список полей, после заполнения которых формируется позиция со своим наименованием, единицей измерения, ГОСТ-ом, специальным шифром, количеством и прочими характеристиками.

По первичной информации от заказчика следующее звено после ПТО — это всегда главный инженер. Но пока мы вели разработку всего проекта, ситуация изменилась. Оказалось, что возможны и другие варианты, помимо главного инженера следующим звеном может стать и генеральный директор и начальник участка, а участков несколько и какой из начальников это будет, тоже необходимо выяснить.

Откровенно говоря, порой это сильно усложняет работу: когда изначально утверждённые данные меняются уже в процессе. Но у нас богатый опыт по выходу из подобных ситуаций.

В течение рабочего дня мы оценили объем, который предстоит сделать в связи с этим изменением, подготовили необходимые документы и после их подписания продолжили работу. Приятно иметь дело с клиентами, которые осознают, что отхождения от технического задания влекут за собой дополнительные работы специалистов и готовы их оплачивать.

Итак, после ПТО вся информация о заготовленных позициях уходит к помощнику генерального директора, который после согласования с ним, определяет куратора объекта, выбирая его из структуры сотрудников на корпоративном портале Битрикс24.

Именно этому специалисту придёт в работу уже готовая заявка на снабжение объекта, за который он отвечает. Важно пропустить всю информацию именно через него, потому что никто так не владеет сведениями о том, какие материалы уже имеются на объекте, какие материалы вопреки проектной документации можно заменить другими и какие объемы на самом деле требуются. Именно это звено во всей цепочке, наверное, самое важное, потому что внося свои данные, куратор объекта позволяет снижать объёмы снабжения на довольно ощутимые размеры.

Информация куратору объекта попадает в виде запроса бизнес-процесса по каждой позиции отдельно, где он либо оставляет всё так, как в проектно-технической документации, либо вносит корректировки по объему того или иного материала, или вовсе заменяет материал на другой.

Важно отметить, что есть два варианта работы по заявке — это просто закуп материально технических средств или передача полностью на подряд какой-то части строительных работ. Это значит, что поставщик не только поставит материалы, но и произведет монтаж. Куратор объекта указывает в каждой заявке, как работать с ней, и в случае выбора «Отдать на подряд» к заявке добавляется позиция «Подрядные работы», которую впоследствии тоже можно оценить.

После такой обработки вся заявка с новыми данными попадает в сметно договорной отдел.

Сметно договорной отдел

Начальнику сметно договорного отдела (далее СДО) приходит запрос бизнес-процесса, в котором указана информация, о каком объекте и о какой заявке идет речь. Этой информации достаточно начальнику отдела для того, чтобы распределить, кто будет заниматься предоставлением данных из сметы по заявке.

Почему нельзя было отправить заявку в работу ответственному сотруднику СДО, минуя начальника отдела? Этому есть веское объяснение. Работа между сотрудниками СДО по объектам распределяется очень динамично, и они могут меняться достаточно часто. Кроме того, возможны замены на время отпусков, и в итоге поиск ответственного очень сильно усложнил бы весь бизнес-процесс. Поэтому, посовещавшись с заказчиком, мы решили, что проще будет распределять ответственных при помощи запроса начальнику отдела. Всего два клика мышкой и стопроцентная гарантия, что заявка не уйдет на сотрудника, которому между бассейном и баром будет сложновато ее обработать.

Но тогда у нас получается слабое звено — начальник СДО: что же произойдёт если он уйдёт в отпуск? Кроме этапа СДО также нужно понимать, на кого направить бизнес-процесс и при выборе куратора объекта, и при направлении в отдел материально технического снабжения. Необходимо сначала оповестить начальника этого отдела, чтобы он смог выбрать ответственного сотрудника, который будет работать по этой заявке.

Все эти ответственные лица определяются в запросе, который получает помощник генерального директора. Поэтому зная, что начальник СДО или начальник отдела материально-технического снабжения находится в отпуске, помощник генерального директора выберет того сотрудника, который будет замещать руководителя отдела на время отсутствия. А что будет если помощник генерального директора окажется в космическом путешествии? Такой случай не предусмотрен, как и полёты на звездолетах.

После распределения начальником СДО заявка попадает к ответственному сотруднику. Он получает запрос бизнес-процесса по каждой позиции: в нем он указывает наименование сметы, количество и стоимость этой позиции по смете.

При обсуждении работы СДО с заказчиком, мы выяснили, что бывают случаи, когда важно начать снабжение объекта без наличия сметы. И смета в таких случаях составляется уже по факту произведённых расходов. Пришлось предусмотреть и этот момент.

Если в работу специалисту приходит заявка, по которой сметы ещё не существует, он отклоняет такой запрос, не указывая никаких данных и такие позиции попадают в специальный журнал позиций без сметы. Параллельно формируется задача о том, что при появлении сметы на заявку необходимо вспомнить и указать сметные данные по этим «неосмеченным» позициям. После завершения этой задачи, снова поступают такие же запросы, которые отвергались ранее, когда смета ещё отсутствовала. В журнале позиций без сметы указывается статус «смета указана» по каждой обработанной СДО позиции. Таким образом, в этом журнале всегда можно отсортировать те позиции, которые осталось «осметить».

Далее, заявка со всеми полученными данными от куратора объекта и от СДО (даже если СДО отвергнут эту позицию по причине отсутствия сметы) поступает в работу отдела материально-технического снабжения для поиска выгодного поставщика по этим позициям. Поступает она, как уже говорилось ранее, на начальника отдела, либо на замещающее лицо, которое выберет помощник генерального директора в самом начале всей цепочки. Да-да, всё тесно взаимосвязано и на словах сложно воспринимается. На деле всё прозрачно, понятно и последовательно.

Отдел материально-технического снабжения (ОМТС)

Точно так же как и в СДО, в ОМТС все начинается с начальника отдела, или с лица его замещающего. Поступает заявка, начальник изучает её и принимает решение какому специалисту направить в работу. После выбора специалиста формируется задача с чек-листом конкретного алгоритма действий, соблюдая который, специалист максимально быстро и без ошибок выполнит работу по поиску поставщика.

Для того, чтобы вести поиск поставщика предусмотрен отдельный функционал. Но его мы подробно описывать не будем — должна же сохраняться хоть какая-то тайна. Если кратко, то у специалиста есть возможность в два клика оповестить потенциальных поставщиков о том, что требуется и затем собрать предложения от них.

В итоге такой работы по каждой заявке собирается несколько предложений, среди которых предстоит сделать выбор. И для этого также предусмотрено несколько стадий по работе с предложениями: выделение предложений из спама, согласование (при необходимости) в службе безопасности и утверждение поставщика у генерального директора.

Для фиксирования поставок по заявкам и оплат, тоже были созданы специальные журналы учета этой информации.

И вот медленно, но верно мы подобрались к самому главному — это журнал, о котором мы говорили в самом начале и называли его целью всей этой автоматизации.

Главный журнал

На самом деле главный журнал заполняться начинает не в конце цепочки, он заполняется постоянно от появления информации в ПТО и до фиксации оплаты и поставки. На каждом этапе специалисты из разных отделов отражают в системе свои данные, проделывают определённые действия и всё самое важное фиксируется в главном журнале, давая возможность руководству (лицам имеющим доступ к этому журналу) владеть актуальной информацией не только по объектам, но и по каждой заявке и даже позиции.

Что мы видим в журнале:

• статус позиции, (т. е. информацию о том, что сейчас происходит: обрабатывается в СДО или производится поиск поставщика, или поставщик уже найден);

• наименование позиции, которое заводится в ПТО;

• единицы измерения ПТО;

• количество ПТО и прочие характеристики, определяемые ещё на стадии проектирования;

• куратора объекта;куратора объекта;

• наименование реальной позиции, требуемой на объекте по мнению куратора объекта;

• количество, которое требуется по факту на объекте, по мнению куратора объекта;

• актуальный срок по мнению куратора объекта;

• комментарий куратора объекта;

• количество, которое требуется согласно смете на строительство;

  количество, которое требуется согласно смете на строительство;

• цена и стоимость позиции согласно смете;

• наименование сметы, для легкой навигации по сметной документации;

• комментарий от СДО;

• специалист, который отвечает за заявку в ОМТС;

• поставщик по этой позиции;

• срок поставки в днях;

• дата первой оплаты;

• планируемая дата поставки;

• фактическая дата первой поставки;

• какую сумму планируется оплатить в ближайшее время согласно договорённостям;

• сколько уже оплачено;

• сколько позиций планируется к поставке;

• сколько позиций уже поставлено на объект.

Результат

Также, в одной из колонок журнала производится расчёт экономии или убытка. Расчёт осуществляется как разность между сметной ценой за единицу и ценой поставщика.

Информация в журнале абсолютно динамична. Это значит, что стоит какому-то специалисту выполнить своё действие, и результат такого действия сразу отражается в главном журнале. Поэтому в главном журнале всегда актуальная информация.

Главный журнал

Из портала Битрикс24 мы получили не просто банальное средство коммуникации между коллегами, а многофункциональный инструмент, позволяющий каждому специалисту в цепочке снабжения производства материалами отразить свой участок информации, что в результате консолидации формирует динамический отчёт для руководства.

Этот отчёт позволяет составить чёткую картину по тому, насколько своевременно производится снабжение, насколько велика дебиторская задолженность, насколько велик объём предстоящих поставок и множество прочих нюансов, очень полезных для управления производственным процессом. И пусть перед тем как мы получили этот инструмент нам пришлось изрядно попотеть, но оно совершенно точно стоило того.

Но если вы думаете, что вот оно счастье, то нет. Сейчас наш клиент преодолевает человеческую особенность — отказ от всего нового, и приучает коллектив к работе по бизнес-процессу. Даётся это непросто. Да и на своем опыте знаем, что даже небольшие изменения в привычных бизнес-процессах вызывают бурю эмоций у всех участников. Вы бы знали, как некоторые наши коллеги реагируют на обновление интерфейса Битрикс24... Что поделать? Вот такой мы народ, любим всё комфортное и привычное, а всего, что автоматизировано — боимся, отвергаем или очень долго принимаем.

Что ж, спасибо нашим клиентам за то, что подкидывают нам порой такие сложные задачки. Мы реально на них прокачиваемся и ещё больше убеждаемся, что за автоматизацией бизнеса будущее.