Учет важной информации и последующее формирование отчетов

В идеале должна быть таблица в которой каждой сделке будет посвящена строка, и в каждом новом столбце будет нужная информация по этой сделке.

Конечно, часть информации уже так или иначе есть в нашей бухгалтерской программе, 1С или какая-то иная, но не так все просто.

Бухгалтерские программы в основном предназначены для ведения финансово-хозяйственной деятельности, т. е. отгрузили товар — зафиксировали, получили за него оплату — зафиксировали. А вот такая информация, как, например, дата, когда покупатель получит груз по ж/д или дата фактического получения или вообще разница между этими датами — это уже не имеет прямого отношения к финансово-хозяйственной деятельности, следовательно, в бухгалтерских программах, как правило, не учитываются.

Между тем, для бизнеса подобная информация может оказаться не маловажной. Пока покупатель не получит груз, он не выплатит оставшуюся часть денег по договору. И это ведь один пример, которых может быть бесконечное множество. Показатели оценки качества вашего товара или товара, который вы приобретаете у поставщиков, расстояние в километрах до вашего контрагента и т. д. Иногда важную роль может играть любая информация. И если ее собирать и потом анализировать, можно выявить закономерности и использовать их в будущем.

В подобную ситуацию попал один из наших клиентов. Они уже задолго до внедрения Битркис24 поняли важность учета подобной информации по сделке, однако за неимением альтернативы им приходилось решать эту задачу в Excel.

Подумать только! С начала в таблицу из 1С менеджер переписывал все компании, с которыми он сейчас имеет дело, затем выписывал качество продукции из квитанций оценки, затем вносил, выписывал цены, объемы, суммы и т. д.

На такую работу менеджер тратил 2 часа в день. Вы представляете: из 8 рабочих часов, 2 тратилось не на работу с контрагентами, а на составление отчета! И в итоге эта работа не приводила к глубокому анализу данных, она бегло просматривалась за день и забывалась.

Что же мы предприняли? Мы при помощи роботов заставили менеджеров вносить информацию в сделку в Битрикс24, просто в течении работы с ней, но не всю, а только ту, которую нельзя рассчитать, используя другие данные. Потом при помощи бизнес-процессов рассчитали остальные данные. В итоге на основе всех данных построили отчет, дающий исчерпывающую актуальную информацию о каждой сделке и на его построение менеджер стал тратить меньше 1 минуты в день.

Теперь о цифрах

Такой функционал для нашего клиента мы добавили всего за 9 000 рублей. Средний заработок менеджера у клиента составил около 400 рублей в час, и количество этих менеджеров составило 5 человек. Не сложно посчитать, что на составление отчетов сотрудник можно сказать отсутствовал на рабочем месте, ничем не занимался, для увеличения прибыли. Следовательно, сэкономлено 10 часов и 4 000 рублей за первый день полноценного использования функционала. Это не считая увеличения прибыли за счет того, что менеджеры больше уделяют времени непосредственной работе.

И барабанная дробь! Внедрение окупилось за половину недели использования! Меньше чем за три дня использования!