Статья о полезности универсальных списков в Битрикс24

Универсальные списки

Для того чтобы было максимально понятно, что они из себя представляют, скажу, что данный клиент учитывал все эти моменты до Битрикс24 в MS Excel. Все примерно понимают функционал Excel, если рассматривать его не для вычисления каких-то сложных формул, а как журнал регистраций. Часть информации заполняется как текстовая строка (пиши что хочешь), часть рассчитываться как счетчик (номер по порядку), что-то выбирается из заранее подготовленного списка. Весь этот функционал excel присутствует и в универсальных списках Битрикс24.

Важно подметить, что число списков не ограничено, один вы можете предназначить для договоров, другой для выданных сим-карт сотрудникам для корпоративной связи, третий для реестра материальных ценностей, которые числятся в вашем офисе (например, столы, стулья, компьютеры и т. д).

Один из списков нашего клиента мы посвятили учету договоров с контрагентами.

Итак, универсальный список представляет собой перечень элементов, каждый из которых состоит из полей. Проще говоря, каждый элемент — это договор (в случае нашего клиента), а поля этого элемента — это важная информация о договоре, его номер, наименование контрагента, с которым заключен этот договор, сумма, ответственные лица и т. д. Конкретно у этого клиента реестр договоров состоит из таких полей:

• № договора (текстовое поле, в которое вносится номер договора, присвоенный ему при создании);
• дата договора (при редактировании этого поля раскрывается календарь, в котором вы можете выбрать нужную дату);
• префикс договора (префикс договора присваивается в зависимости от того, на какой продукт заключается договор, и при редактировании предлагается выбрать его из списка префиксов);
• № доп. соглашения (при редактировании вводится число);
• скан. копия договора (прикрепляется файл в любом формате, содержащий копию договора на бумажном носителе);
• Компания (при редактировании предлагается выбрать компанию из тех, которые уже имеются в CRM системе, либо добавить новую компанию, а при просмотре появляется ссылка на карточку компании в CRM).

Это далеко не полный список полей, которые применяются в данном реестре договоров. Есть и сотрудники, которые каким-то образом касаются этого договора, их необходимо выбирать из списка сотрудников портала Битрикс24. Поле «Кем создано» заполняется автоматически при создании нового элемента.

На рисунке выше вы видите реестр договоров нашего клиента. Все поля, которые нам важно видеть в таблице мы выводим через специальное меню. Это позволяет оперативно получать нужную нам информацию о договорах, которые мы заключили, фильтровать, получая те договора, которые интересуют сейчас и, если информации из таблицы нам будет не достаточно, мы можем зайти в элемент и получить ее там.

Также важным моментом является то, что, как и в других разделах портала, есть возможность гибко прописывать права доступа как к списку в целом, так и к каждому элементу отдельно.

Подытоживая хочется сказать, что общее количество таких списков у нашего клиента составило 10 штук. В них он планирует учесть все необходимые для бизнеса моменты. Они всегда будут под рукой у тех специалистов, которым нужна эта информация. Это позволит полностью отказаться от excel, который обладает недостатками для организации такой работы. Доступ к файлу excel (он доступен только по локальной сети, он доступен тем, кому возможно этот доступ не нужен, а если наложить пароль на файл, его необходимо помнить, в противном случае все данные будут потеряны), поиск файла (если все вести в excel, со временем файлов становится очень много и какой именно файл нужен при той или иной ситуации иногда понять бывает не просто), файл легко удалить. Всех этих недостатков лишены универсальные списки в Битрикс24.

После внедрения этого инструмента в работу нашего клиента, мы решили провести опрос среди сотрудников этого предприятия. И встретили неподдельные положительные эмоции. Специалисты, которым приходилось по роду деятельности работать в списках, дали только положительные отзывы, отмечая удобство доступа, удобство использования. Один из самых популярных моментов оказался тот, что информация о договоре доступна не только из самого списка, но и из карточки контрагента всегда можно ознакомиться со списком договоров, которые заключены с ним.